1. Wprowadzenie i cel dokumentu

Niniejszy dokument opisuje krok po kroku konfigurację mechanizmu Messaging Records Management (MRM) w środowisku Microsoft Exchange Server 2019 on-premis wyłącznie z poziomu przeglądarkowej konsoli Exchange Admin Center (ECP), bez użycia poleceń PowerShell. Zakres obejmuje:

• włączenie archiwum online (In-Place Archive) na skrzynce pocztowej,
• utworzenie tagów przechowywania (Retention Tags),
• utworzenie i konfigurację zasady przechowywania (Retention Policy) z przypisanymi tagami,
• przypisanie zasady przechowywania do skrzynki pocztowej,
• ręczne uruchomienie przetwarzania zasady na skrzynce (Managed Folder Assistant) z poziomu ECP.

1.1 Dostęp do ECP

Logowanie odbywa się przy użyciu konta posiadającego uprawnienia do zarządzania rekordami (grupa ról „Records Management” lub „Organization Management”).

2. Włączenie archiwum online na skrzynce pocztowej

1. Zaznacz skrzynkę pocztową użytkownika, dla której ma zostać włączone archiwum, np. Jan Kowalski.
2. Kliknij ikonę ołówka (Edytuj), aby otworzyć właściwości skrzynki.
3. Przejdź do zakładki Archiwum pocztowe (Mailbox Features → Archive lub sekcja „W trybie online”).
4. Kliknij Włącz (Enable) obok pozycji Archiwum.
5. W wyświetlonym oknie potwierdź komunikat, klikając Tak.
6. Jeżeli archiwum ma zostać umieszczone na dedykowanej bazie danych, wybierz opcję Określ bazę danych archiwum i wskaż bazę „MDB-Arch01”; w przeciwnym razie archiwum zostanie utworzone automatycznie na bazie domyślnej.
7. Zapisz zmiany, klikając Zapisz.

2.1 Konfiguracja limitów archiwum (opcjonalnie)

8. Na tej samej karcie właściwości skrzynki przejdź do sekcji Limity przydziału miejsca na skrzynkę archiwum.
9. Ustaw wartości Ostrzegaj o wysłaniu wiadomości na tym rozmiarze skrzynki pocztowej oraz Zabroń wysyłania i odbierania wiadomości na tym rozmiarze skrzynki pocztowej zgodnie z polityką organizacji.
10. Kliknij Zapisz.

2.2 Weryfikacja

Po odświeżeniu listy skrzynek pocztowych w kolumnie właściwości skrzynki (panel szczegółów po prawej stronie) powinna pojawić się informacja Archiwum online: Włączone. Użytkownik powinien zobaczyć w Outlooku/OWA dodatkowy folder najwyższego poziomu o nazwie „Archiwum online — [Imię Nazwisko]” lub inną nadaną przez administratora podczas aktywacji na skrzynce.

3. Utworzenie tagów przechowywania (Retention Tags)

Uwaga dot. wersji ECP: w zależności od kompilacji CU serwera Exchange 2019 sekcja może nosić nazwę Zgodność → Tagi przechowywania lub Przepływ poczty → Zasady przechowywania. Nawigacja logiczna pozostaje taka sama.

3.1 Tag domyślny — przeniesienie do archiwum po 2 latach

11. Kliknij znak + (Nowy), aby utworzyć nowy tag.
12. Z listy rozwijanej wybierz typ tagu: Zastosuj tag domyślnie do wszystkich elementów skrzynki pocztowej (Default).
13. W polu Nazwa wpisz: Domyślny-Archiwizacja-2lata.
14. Zaznacz pole wyboru Przechowywanie okresowe: Włączone.
15. W polu Okres przechowywania (w dniach) wpisz: 730.
16. Z listy Akcja przechowywania wybierz: Przenieś do archiwum.
17. Kliknij Zapisz.

3.2 Tag dla folderu Elementy usunięte — trwałe usunięcie po 30 dniach

18. Kliknij znak + (Nowy).
19. Z listy rozwijanej wybierz typ tagu: Zastosuj tag do domyślnego folderu → Elementy usunięte.
20. W polu Nazwa wpisz: Usunięte-30dni.
21. Zaznacz Przechowywanie okresowe: Włączone.
22. W polu Okres przechowywania (w dniach) wpisz: 30.
23. Z listy Akcja przechowywania wybierz: Trwale usuń.
24. Kliknij Zapisz.

3.3 Tag osobisty — do ręcznego wyboru przez użytkownika

25. Kliknij znak + (Nowy).
26. Z listy rozwijanej wybierz typ tagu: Tag osobisty stosowany przez użytkowników w programie Outlook lub OWA (Personal).
27. W polu Nazwa wpisz: Osobisty-ZachowajTrwale.
28. Zaznacz Przechowywanie okresowe: Włączone.
29. W polu Okres przechowywania (w dniach) wpisz: 3650.
30. Z listy Akcja przechowywania wybierz: Przenieś do archiwum.
31. Kliknij Zapisz.

3.4 Tag dla folderu Skrzynka odbiorcza — przeniesienie do archiwum po roku

32. Kliknij znak + (Nowy).
33. Z listy rozwijanej wybierz typ tagu: Zastosuj tag do domyślnego folderu → Skrzynka odbiorcza.
34. W polu Nazwa wpisz: Odbiorcza-Archiwizacja-1rok.
35. Zaznacz Przechowywanie okresowe: Włączone.
36. W polu Okres przechowywania (w dniach) wpisz: 365.
37. Z listy Akcja przechowywania wybierz: Przenieś do archiwum.
38. Kliknij Zapisz.

3.5 Dostępne akcje przechowywania w ECP

3.6 Weryfikacja utworzonych tagów

Po zapisaniu wszystkich tagów lista w sekcji Tagi przechowywania powinna zawierać cztery nowo utworzone pozycje wraz z kolumnami Typ i Akcja przechowywania — należy je zweryfikować wizualnie przed przejściem do kolejnego kroku.

4. Utworzenie zasady przechowywania (Retention Policy)

4.1 Utworzenie nowej zasady i dodanie tagów

39. Kliknij znak + (Nowy).
40. W polu Nazwa zasady wpisz np: Firmowa-Polityka-Archiwizacji.
41. Kliknij znak + w sekcji Tagi przechowywania, aby otworzyć okno wyboru tagów.
42. Zaznacz na liście utworzone wcześniej tagi: Domyślny-Archiwizacja-2lata, Usunięte-30dni, Osobisty-ZachowajTrwale, Odbiorcza-Archiwizacja-1rok.
43. Kliknij Dodaj, a następnie OK.
44. Sprawdź, czy wszystkie cztery tagi widnieją na liście w oknie tworzenia zasady.
45. Kliknij Zapisz.

4.2 Edycja istniejącej zasady (dodanie/usunięcie tagu)

46. Na liście Zasady przechowywania zaznacz zasadę Firmowa-Polityka-Archiwizacji.
47. Kliknij ikonę ołówka (Edytuj).
48. Użyj znaku + aby dodać kolejny tag lub zaznacz istniejący tag i kliknij znak – (minus), aby go usunąć.
49. Kliknij Zapisz.

5. Przypisanie zasady przechowywania do skrzynki pocztowej

5.1 Przypisanie do pojedynczej skrzynki

50. Zaznacz skrzynkę pocztową użytkownika na liście.
51. Kliknij ikonę ołówka (Edytuj).
52. Przejdź do zakładki Funkcje skrzynki pocztowej (Mailbox features).
53. W sekcji Zasady przechowywania kliknij Przeglądaj.
54. Wybierz z listy zasadę Firmowa-Polityka-Archiwizacji i kliknij OK.
55. Kliknij Zapisz.

5.2 Przypisanie zbiorcze do wielu skrzynek

56. Na liście Skrzynki pocztowe zaznacz wiele pozycji, przytrzymując klawisz Ctrl (lub Shift dla zakresu).
57. Kliknij ikonę ... (Więcej opcji) w górnym pasku narzędzi, a następnie wybierz Edytuj więcej opcji / Bulk edit (w zależności od wersji ECP dostępne jako osobna ikona edycji zbiorczej).
58. W panelu Edycja zbiorcza w sekcji Zasady przechowywania wybierz Zaktualizuj i wskaż zasadę Firmowa-Polityka-Archiwizacji.
59. Kliknij Zapisz, aby zastosować zmianę do wszystkich zaznaczonych skrzynek.

5.3 Weryfikacja przypisania

Po zaznaczeniu skrzynki na liście, w panelu szczegółów po prawej stronie ekranu, w sekcji Funkcje skrzynki pocztowej, powinna być widoczna nazwa przypisanej zasady przechowywania.

6. Uruchomienie przetwarzania zasady na skrzynce (Managed Folder Assistant)

Zasady przechowywania są domyślnie przetwarzane automatycznie w tle zgodnie z harmonogramem bazy danych skrzynek pocztowych. Interfejs ECP nie udostępnia bezpośredniego przycisku „Uruchom Managed Folder Assistant” dla pojedynczej skrzynki — taka funkcja jest dostępna wyłącznie w Exchange Management Shell (Start-ManagedFolderAssistant). Z poziomu ECP można natomiast skrócić harmonogram przetwarzania dla całej bazy danych, aby przyspieszyć najbliższy cykl:

6.1 Skrócenie harmonogramu przetwarzania bazy danych przez ECP

60. Zaznacz bazę danych, na której znajduje się skrzynka testowa.
61. Kliknij ikonę ołówka (Edytuj).
62. Przejdź do zakładki Konserwacja (Maintenance).
63. W polu Harmonogram Asystenta folderu zarządzanego (Managed folder assistant schedule) wybierz opcję Użyj niestandardowego harmonogramu.
64. Ustaw okno czasowe obejmujące najbliższe kilkanaście minut (np. bieżącą godzinę), tak aby MFA uruchomił się przy najbliższym cyklu skanowania (domyślnie co godzinę).
65. Kliknij Zapisz.
66. Po zakończeniu testu przywróć harmonogram domyślny (Użyj domyślnego harmonogramu) lub docelowe okno nocne, np. 01:00–06:00.